Raporti vjetor në sektorin jofitimprurës është një dokument gjithëpërfshirës që ofron një pasqyrë të aktiviteteve, arritjeve dhe performancës financiare të një organizate gjatë një viti. Ai tregon ndikimin, qëllimet dhe planet e organizatës për palët e interesuara, duke përfshirë donatorët, mbështetësit, partnerët dhe publikun e gjerë.

Organizatat e shoqërisë civile (OShC) përgatisin çdo vit një raport vjetor, i cili përmbledh rezultatet dhe aktivitetet e vitit të kaluar. Ndoshta, në varësi të donatorit dhe aktiviteteve që kryeni, ndonjëherë punoni në më shumë se një version të tij.

Raporti vjetor luan një rol vendimtar në demonstrimin e transparencës, llogaridhënies dhe përkushtimit të organizatës ndaj misionit të saj. Raporti ngjall besim dhe siguri në punën e organizatës duke ofruar informacione të detajuara në lidhje me programet, iniciativat dhe financat e saj. Ai gjithashtu shërben si një platformë për të njohur dhe falënderuar donatorët dhe vullnetarët, duke nxitur marrëdhënie pozitive me publikun dhe duke tërhequr potencialisht mbështetës të rinj. Në përgjithësi, raporti vjetor është burim jetik për palët e interesuara për të vlerësuar efektivitetin e organizatës, shëndetin financiar dhe ndryshimin e prekshëm që ajo bën në komunitet, duke forcuar përfundimisht reputacionin dhe ndikimin e saj.

Organizatat, në shumicën e rasteve, i publikojnë këto raporte në faqet e tyre të internetit ose në formë të printuar dhe në shumicën e rasteve përdorin raportet e tyre vjetore si materiale komunikimi.

Megjithatë, gabimet ndodhin shpesh në atë proces sepse raportet nuk përshtaten për grupe të ndryshme të synuara, as për publikun e gjerë, kështu që ne kemi raporte shumë të gjera, të mërzitshme dhe (më së shpeshti) vizualisht jo tërheqëse që (pothuajse) askush nuk i lexon dhe nuk i kupton.

Kjo është arsyeja pse ne kemi shkruar një blog së fundmi se si mund ta përmirësoni raportin tuaj vjetor dhe ta përdorni atë në komunikimin e jashtëm, si mjet ndihmues për t'ju ndihmuar të paraqisni misionin dhe rezultatet tuaja në mënyrën më të mirë të mundshme.

Supozoni se dëshironi ta përdorni si pjesë të aktiviteteve promovuese dhe komunikuese. Në atë rast, ju duhet të krijoni një version të veçantë të raportit tuaj vjetor të destinuar për komunikim të jashtëm, i cili do të ndryshojë nga raporti zyrtar i destinuar për donatorët, auditimet ose komunikimin e brendshëm.

Përmbajtja e raportit duhet të komunikojë kryesisht misionin

Askush nuk ka kohë apo interes për të lexuar 30 e më tepër faqe të raportit tuaj vjetor, pavarësisht sa gjëra cilësore bëni dhe sa mbresëlënëse janë rezultatet tuaja. Prandaj, duhet të shkurtoni tekstin, të theksoni faktet dhe të dhënat më interesante dhe të përshtatni gjuhën dhe tonin e komunikimit me publikun e gjerë.

Harroni detajet administrative, numrat e tepërt dhe detajet e mërzitshme. Përqendrohuni në misionin dhe mos harroni të përdorni histori dhe citate nga përdoruesit, kontribuesit dhe donatorët tuaj. Tregoni se si po e përmirësoni komunitetin tuaj dhe çfarë ndryshimesh pozitive po sjellni në jetën e atyre për të cilët punoni dhe me të cilët punoni. Edhe historitë e programeve ose projekteve tuaja duhet të komunikojnë misionin tuaj dhe të tregojnë pse ka rëndësi ajo që bëni.

Është më pak e rëndësishme dhe mbresëlënëse sa pako ndihme keni shpërndarë, sa përfitues keni ndihmuar ose sa trajnime keni mbajtur, sesa si keni sjellë ndryshime pozitive në jetën e grupeve dhe individëve që mbështesni.                             

Raporti vjetor është gjithashtu mjet i shkëlqyer për komunikimin e mesazheve kryesore me grupet e synuara. Nëse dëshironi të përdorni raportin tuaj të punës për këto qëllime, kushtojini vëmendje përmbajtjes, mesazheve që dëshironi të dërgoni dhe efekteve që dëshironi të arrini. Përdorni tregimin – prezantoni vitin e suksesshëm pas jush përmes një historie që do ta prezantojë organizatën tuaj në mënyrën më të mirë të mundshme – si për ata që janë tashmë të njohur me punën tuaj, ashtu edhe për ata që e takojnë organizatën tuaj për herë të parë.

Efekti vizual është i rëndësishëm

Mos harroni momentin vizual. Shfrytëzojeni mundësinë për t'i paraqitur të dhënat në mënyrë vizuale në mënyrë interesante përmes infografikave, ilustrimeve dhe fotove. Kjo jo vetëm që do t'i japë raportit tuaj vëmendje më të bukur, më interesante dhe më të ngrohtë, por do t'ju ndihmojë të sillni të dhëna dhe informacione që mund të mos jenë aq interesante dhe tërheqëse për grupet tuaja të synuara.

Ndërsa ka shumë hapësirë ​​për eksperimente këtu, nuk duhet ta teproni – është e rëndësishme t'i përmbaheni elementeve thelbësore të markës tuaj dhe të përdorni ngjyrat, logot, shkronjat dhe pamjet vizuale për të shtuar njohjen e organizatës tuaj dhe për të forcuar markën tuaj. Në këtë proces, do t'ju duhet ndihma e një projektuesi, ekipi ose personi të komunikimit.

Në versionin online të raportit tuaj, të cilin do ta postoni në faqen tuaj të internetit, mund të përfshini edhe lidhje që do të çojnë në burime të rëndësishme ose përkatëse në faqen tuaj të internetit dhe që do t'i ndihmojnë lexuesit e raportit të gjejnë informacion shtesë.

Trego transparencë – përfshini informacionin financiar

Një pjesë e rëndësishme e raportit tuaj duhet të jetë pjesa financiare. Në këtë mënyrë, ju tregoni transparencë dhe ndihmoni mbështetësit dhe donatorët të kuptojnë se si i shpenzoni fondet e marra dhe se si donacionet që merrni ndikojnë në komunitet ose përmirësojnë cilësinë e jetës së grupit tuaj të synuar.

Ka gjithashtu hapësirë ​​për të treguar të dhënat tuaja përmes tabelave dhe grafikëve, duke i bërë ato më interesante dhe të kuptueshme. Nëse keni donatorë veçanërisht të rëndësishëm, kjo është një mundësi për t'i falënderuar ata dhe për të theksuar rëndësinë e mbështetjes së tyre për punën tuaj.

Nuk do të ishte ide e keqe të përfshini në këtë pjesë informacion se si të gjithë donatorët mund t'ju mbështesin, si dhe për çfarë qëllimesh do t'ju duhet donacioni në të ardhmen.

Përfundim

Përpara se të zbatoni disa nga këshillat që kemi përshkruar kur punoni në raportin tuaj të performancës për vitin e kaluar, merrni parasysh sa i rëndësishëm do të jetë ai raport për komunikimet tuaja.

Nëse besoni se do të kontribuojë në informimin për punën tuaj dhe krijimin e një pasqyre më të mirë ose më të qartë të organizatës suaj, atëherë ndryshoni qasjen tuaj aktuale dhe shfrytëzojeni mundësinë për të krijuar material të rëndësishëm komunikimi me ndihmën e të cilit do të komunikoni misionin dhe aktivitetet e organizatën tuaj.

Kjo do të thotë që ju duhet të harroni raportet e shkurtra, të thata dhe jofrymëzuese të përbëra në zhargon, pasi ato nuk arrijnë të krijojnë ndonjë ndikim domethënës.

Në vend të kësaj, tregoni me angazhim historinë tuaj të mbështetur nga citate dhe dëshmi nga punonjësit, donatorët dhe përfituesit tuaj. Theksoni arritjet dhe sukseset kryesore duke komunikuar misionin tuaj. Jini të hapur dhe transparent dhe komunikoni qartë aktivitetet financiare të vitit të kaluar.

Përdorni elemente vizuale si infografika, ilustrime dhe foto për t'i dhënë më shumë ndikim historisë. Krijoni një raport që dëshironi të lexoni, jo një tekst të mërzitshëm dhe jopersonal që i largon lexuesit pas paragrafit të parë dhe është i kuptueshëm vetëm për njerëzit që punojnë në organizatë, ose marrin pjesë në shkrimin e së njëjtit.

 

Ky artikull është bërë i mundur nga mbështetja bujare e popullit amerikan nëpërmjet Agjencisë së Shteteve të Bashkuara për Zhvillim Ndërkombëtar (USAID). Përmbajtja është përgjegjësi e Catalyst Balkans dhe nuk pasqyron domosdoshmërish pikëpamjet e USAID-it ose të Qeverisë së Shteteve të Bashkuara.

Programi për Angazhim Qytetar në Kosovë është një iniciativë pesë vjeçare zbatuar nga Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile (KCSF) në partneritet me Agjencinë e Shteteve të Bashkuara për Zhvillim Ndërkombëtar (USAID).