Svima se dešavaju greške i to nije nikakva tragedija, sve dok iz njih učimo i trudimo se da ih u budućnosti ne ponavljamo.

Greške se uglavnom ne dešavaju namerno, već zbog nedostatka vremena, određenih znanja i veština ili pogrešnog pristupa određenim stvarima.

Kada su neprofitne organizacije u pitanju, najčešća oblast gde se dešavaju različite greške je komunikacija, što pored slabije vidljivosti i pogrešne slike o samoj organizaciji ili celokupnom sektoru može imati i neke druge posledice, kao što su teži dolazak do donatora i partnera i neiskorišćenost potencijala koje imate na raspolaganju, ali i guitak vremena i resursa jer poruke koje šaljete ne komunicirate na adekvatan način, dobrim kanalima i adekvatnim ciljnim grupama.

Zbog toga se ovoga puta bavimo najčešćim greškama koje neprofitne organizacije prave kada je u pitanju komunikacija i predstavljamo vam taktike koje će vam pomoći da te greške u budućnosti izbegnete.

Nepostojanje komunikacijske strategije

Jedna od osnovnih, ali čestih grešaka je nepostojanje komunikacijske strategije. Možda mislite da komunikacija nije tako važna, možda niste imali vremena da se time bavite, možda jedno vreme niste uopšte komunicirali svoje aktivnosti eksternim javnostima.

Onda ste videli da drugi to rade i rešili da radite na svojoj komunikaciji, ali krenuli ste u celu priču bez jasno defiisane strategije, plana i cilja.

Obično u takvoj situaciji želite da isporobate sve alate i kanale pa se angažujete na svim poljima i trudite se da vas ima svuda. Obraćate se medijima, štampate različite promo materijale, pokrećete društvene mreže, trudite se da budete prisutni svuda.

Takav pristup ne donosi ništa, osim izgubljenog vremena i energije. Nije poenta da radite nešto samo zbog toga što i svi ostali, već da istražite, definišete i pronađete ono što je potrebno vašoj organizaciji.

Svi drugi su na Twitteru, ali šta ako vaša ciljna grupa nije tamo?

Obraćate se medijima jer želite veću zastupljenost, ali nemate zaista šta da kažete?

Komunicirate s vremena na vreme, sporadično, kada se setite?

Da biste izbegli komunikaciju u prazno potrebno je da svoje aktivnosti isplanirate i definišete. Da imate ciljeve, poznajete ciljne grupe i znate kojim kanalima bi trebalo da im se obraćate i koje poruke im šaljete. Da pažljivo isplanirate svoj budžet za komunikacije i pojedinačne aktivnosti koje ćete sprovoditi.

Takođe, komunikacija nije nešto što se radi usput, kada imate vremena, ponekad i kada donator ili projektne aktivnosti to zahtevaju. Na svojim komunikacionim aktivnostima treba da radite svakodnevno. Nipošto ne treba da ih tretirate kao jedan od poslova koji se obavljaju za 5 minuta i koje može svako da radi. Ukoliko je to moguće, trebalo bi da imate osobu ili tim koji su zaduženi za komunikacione aktivnosti vaše organizacije, ili barem podršku eksternih eksperata, koji će vam pomoći da ne lutate u magli, već da svoje komunikacijske aktivnosti sprovodite profesionalno, efektivno, planirano i smisleno.

Loše ili nikakvo online prisustvo

Ne radite na svom onlajn prisustvu. Nemate web sajt, ili je zastareo, nefunkcionalan, neažuriran. Društvene mreže ne koristite, ili na njima komunicirate bez jasno definisanog cilja, plana i strategije.

Ove su, takođe, neke od grešaka koje bi trebalo da izbegnete ako želite da radite na unapređenju svoje komunikacije.

Web sajt ne samo da je ogledalo vaše organizacije i prva slika vašeg online prisustva, već i alat koji možete koristiti kako za komunikaciju sa različitim ciljnim grupama, tako i za fandrejzing i prikupljanje online donacija.

Društvene mreže su, takođe, odličan kanal za (dvosmernu) komunikaciju sa različitim ciljnim grupama, za kreiranje i angažovanje vaše zajednice, za dolazak do potencijalnih volontera, podržavalaca i donatora. Takođe nisu nešto čime treba da se bavite povremeno i usput, već zahtevaju ozbiljan rad i planiranu komunikaciju da biste ih iskoristili na najbolji mogući način.

Kao i kada su drugi kanali komunikacije u pitanju, nije svaka komunikacija efektivna komunikacija. Kreirajte svoju online komunikacijsku strategiju, napravite kalendar aktivnosti, isplanirajte budžet i vreme i ne zaboravite da je za rezultate i postizanje željenog efekta potrebno da radite svakodnevno i posvećeno.

Počnite od šire slike, a onda se bavite pojedinačnim aktivnostima.

Ukoliko u svoje online aktivnosti planirate ili želite da uključite i newsletter, ili ga već kristite, ali niste zadovoljni rezultatima, trebalo i da radite na pristupu i strategiji i planiranju ove vrste email komunikacije.

Segmentirajte bazu kontakata. Nije poželjno da isti sadržaj šaljete svima – i donatorima, i partnerima i svojim zaposlenima. U skladu sa aktivnostima vaše organizacije, ciljevima komunikacije, primalaca i sadržaja treba da planirate dinamiku slanja i sadržj svojih newslettera.

Pri tome ne zaboravite da vodite računa o stilu i načinu komunikacije, koja treba da bude kratka, zanimljiva i efikasna. Takođe, važan je i vizuelni efekat, tako da je potrebno da se potrudite ne samo oko sadržaja, već i oko dizajna i izgleda. Već smo pisali o nekim besplatnim (i skoro besplatnim) alatima koji vam (između ostalog) u tome mogu pomoći.

Dosadan sadržaj i(li) neprilagođen stil, ton i način komunikacije

Već smo pisali i o tome koliko je važno kakav je ton komunikacije i jezik koji koristite, kao i na šta bi rebalo da se fokusirate u svojoj komunikaciji.

Projektni jezik i suvoparna saopštenja nisu nikome zanimljiva, pa je zbog toga važno da ton komunikacije prilagodite kanalu koji koristite i ciljnoj grupi i da se fokusirate na svoju misiju umesto da se pozvate na različite politike i procedure.

Sadržaj ne sme da bude beskoristan i dosadan, a tople ljudske priče ili svedočenja vaših korisnika i saradnika uvek će vas bolje predstaviti od statistike i brojki.

Važno je i da se fokusirate na suštinu, umesto na nepotrebne detalje i da temu komunikacije prilagodite ciljnoj grupi sa kojom komunicirate. Ne obraćate se istim povodom i jezikom korporativnim donatorima, medijima i individualnim donatorima.

Kada su donatori u pitanju, ne zaboravite da nije u redu da samo tržite donacije i šaljete obavezne i formalne izveštaje kada je to potrebno, već i da se zahvalite, podelite dobre i uspešne priče i pokažete im kakav uticaj imaju njihove donacije i koliko su značajne za vaš rad.

Poruka koju šaljete medijima treba da bude korisna, zanimljiva, uvremenjena i sa povodom. Odnosi sa medijima su veoma važni za rad vaše neprofitne organizacije, tako da smo poseban blog posvetili načinima na koje ih možete unaprediti.

Ne smete zanemariti ni vizualni identitet. I njega ne čini samo još jedan dosadni roll up koji ćete postaviti na događaju ili prilikom snimanja izjave. Vaš logo, boje, fotografije i vizuali koje koristite su deo vašeg brenda i nešto po čemu treba da ste prepoznatljivi, pa je potrebno da ih koristite na pravi način. Ukoliko nemate (barem okvirno) definisane principe brenda ili dizajna, bilo bi dobro da uradite nešto po tom pitanju.

Zaključak

Komunikacija je i više nego važan segment za rad neprofitnih organizacija. Bez obzira na to koliko lepih, važnih i korisnih stvari radite za zajednicu i društvo, one neće biti vidljive ukoliko ih ne komunicirate na pravi način.

Zbog toga je važno da svaki segment vaše komunikacije – i interne i eksterne bude isplaniran i da ima svrhu i cilj.

Greške u tom procesu će se svakako nekada dešavati, ali ukoliko ozbiljno radite na tome možete ih svesti na minimum.

Razmišljajte strateški, planirajte svoju komunikaciju, učite – kako iz svojih, tako i iz iskustava organizacija, ali i kompanija u vašem okruženju i ne zaboravite da je za ozbiljnije rezultate potrebno neko vreme.

I ukoliko ste do sada pravili neku od od ove tri greške, promenite pristup, primenite neki od naših saveta i počnite da radite na unapređenju svoje komunikacije već danas.