Period u kome se nalazimo je za neprofitne organizacije uglavnom vreme kada se radi na izradi godišnjeg izveštaja, u kome se sumiraju rezultati i aktivnosti iz prethodne godine.

Možda, u zavisnosti od donatora i aktivnosti koje sprovodite, nekada radite i na više verzija godišnjeg izveštaja.

Organizacije, u većini slučajeva, ove izveštaje objavljuju i na svojim sajtovima ili u štampanom obliku. Ono što neprofitne organizacije, takođe, u poslednje vreme često rade jeste da svoje godišnje izveštaje koriste kao deo komunikacijskih materijala, kako bi postojećim i potencijalnim donatorima predstavile rezultate svog rada i različitim ciljnim grupama komunicirale najvažnije aktivnosti iz prethodnog perioda.

Međutim, u tom procesu često se dešavaju greške, jer izveštaji nisu prilagođeni različitim ciljnim grupama, ni široj javnosti, pa tako imamo preopširne, dosadne i (najčešće) vizuelno neprivlačne izveštaje koje (skoro) niko ne čita i ne razume, pa samim tim ne mogu postići neki značajan efekat.

Zbog toga smo u novom blogu pisali o načinima na koje možete unaprediti svoj godišnji izveštaj i koristiti ga u eksternoj komunikaciji kao koristan alat koji će vam pomoći da na najbolji mogući način predstavite svoju misiju i rezultate.

Za početak, potrebno je da napravite posebnu verziju svog godišnjeg izveštaja namenjenu za eksternu komunikaciju, koja će se razlikovati od zvanične, namenjene donatorima, reviziji ili internoj komunikaciji.

Sadržaj izveštaja treba da prvenstveno komunicira misiju

Niko nema vremena ni interesovanja da čita 30+ strana vašeg godišnjeg izveštaja, bez obzira na to koliko kvalitetnih stvari radite i koliko su impresivni vaši rezultati.

Dakle, potrebno je da tekst skratite i izdvojite najzanimljivije činjenice i podatke, a jezik i ton komunikacije prilagodite široj javnosti. Zaboravite na administrativne pojedinosti, suvišne brojke i dosadne detalje.

Fokusirajte se na misiju i ne zaboravite da koristite priče i citate svojih korisnika, saradnika i donatora.

Čak i priče o vašim pojedinačnim programima ili projektima treba jasno da komuniciraju vašu misiju i pokazuju zbog čega je važno ono što radite.

Manje je bitno i impresivno koliko ste paketa pomoći podelili, koliko ste korisnika pomogli ili koliko ste treninga održali, od toga na koji način ste uneli pozitivne promene u život grupa i pojedinaca kojima pružate podršku.

Godišnji izveštaj je, takođe, dobar alat da svoje ključne poruke komunicirate ciljnim grupama kojima je namenjen. Ukoliko izveštaj o svom radu želite da koristite u ove svrhe, posvetite pažnju sadržaju i porukama koje želite da pošaljete i efektima koje želite da postignete.

Zbog toga je potrebno da izađete iz okvira i načina razmišljanja koje koristite kada pišete bilo koji drugi formalni izveštaj i da uspešnu godinu koja je iza vas predstavite kroz priču koja će vašu organizaciju predstaviti na najbolji mogući način – kako onima koji su već upoznati sa vašim radom, tako i onima koji se prvi put susreću sa vašom organizacijom.

Vizuelni efekat je važan

Ne zaboravite ni vizuelni momenat, odnosno iskoristite priliku da podatke predstavite na vizuelno zanimljiv način, kroz infografike i fotografije. Ovo ne samo da će vašem izveštaju dati lepšu, zanimljiviju i topliju notu, već će vam pomoći da podatke i informacije koji možda nisu tako interesantni i privlačni približite i predstavite svojim ciljnim grupama.

Mada ovde ima dosta prostora za eksperimentisanje, ne bi trebalo da preterujete – važno je da se pridržavate osnovnih elemenata vašeg brenda i da boje, logotip, fontove i vizualne elemente koristite na način koji će doprineti prepoznatljivosti vaše organizacije i jačanju vašeg brenda. U ovom procesu biće vam potrebna pomoć dizajnera i tima ili osobe za komunikacije.

U online verziju vašeg izveštaja, koju ćete verovatno postaviti na sajt, možete uključiti i linkove, koji će voditi ka važnim ili relevantnim izvorima na vašem sajtu i koji će onima koji čitaju izveštaj pomoći da pronađu dodatne informacije.

Pokažite transparentnost – uključite informacije o finansijama

Važan deo vašeg izveštaja bi trebalo da bude i finansijski deo. Na taj način pokazujete transparentnost i pomažete podržavaocima i donatorima da razumeju na koji način trošite dobijena sredstva i kako donacije koje ste dobili utiču na zajednicu ili poboljšavaju kvalitet života vaše ciljne grupe.

Ovde takođe postoji prostor da svoje podatke pokažete kroz tabele i grafikone i učinite ih zanimljivijim i razumljivijim.

Ukoliko imate posebno značajne donatore, ovo je prilika i da im se zahvalite i istaknete značaj njihove podrške za vaš rad.

Ne bi bilo loše da u ovaj deo uključite i informaciju o tome na koje načine vas sve donatori mogu podržati i za koje svrhe će vam donacija biti potrebna u budućnosti.

Zaključak

Pre nego što odlučite da primenite neke od saveta koje smo naveli kada budete radili na svom izveštaju o radu za prethodnu godinu, razmislite koliko će taj izveštaja zaista biti važan za vašu komunikaciju.

Ako smatrate da će doprineti informisanju o vašem radu i stvaranju bolje ili jasnije slike o vašoj organizaciji, onda promenite dosadašnji pristup i iskoristite priliku da napravite značajan komunikacijski materijal uz pomoć koga ćete komunicirati misiju i aktivnosti svoje organizacije.

To znači da treba da zaboravite šture, formalne, suvoparne izveštaje pisane NGO žargonom koji neće imati nikakvog efekta.

Umesto toga, ispričajte svoju priču na zanimljiv i prijemčiv način, potkrepljenu citatima i svedočenjima svojih zaposlenih, donatora i korisnika. Prikažite ključna dostignuća i uspehe kroz komuniciranje svoje misije. Budite otvoreni i transparentni i jasno komunicirajte finansijske aktivnosti iz prethodne godine.

Koristite vizualne elemente kao što su infografici, ilustracije i fotografije, kako biste celoj priči dali veći efekat. Kreirajte izveštaj kakav biste i sami želeli da pročitate, nikako dosadan i bezličan tekst koji odbija čitaoce već nakon prvog pasusa i razumljiv je samo ljudima koji rade u organizaciji ili su u njegovom pisanju učestvovali.