Da li se sećate kada su njuzleteri stizali poštom? Udruženje Uvek sa decom se seća. Tako je bilo davne (oprostite ovom mlađem milenijalcu) 1991. godine kada ovo udruženje nastaje pri Institutu za onkologiju u Beogradu na vrhuncu raspada Jugoslavije. Tada se angažuju da u opštoj krizi prikupljanjem donacija obezbede nedostajuće lekove za decu obolelu od raka.

Ime ovog udruženja ujedno je i njegova misija – Uvek sa decom zaista ostaje uvek sa decom tokom narednih 30 godina ali društvene okolnosti i potrebe se menjaju. Sa jedne strane, potrebu za urgentnom pomoći tokom ratova i krize menja potreba za visokotehnološkom medicinskom opremom i sekundarnom negom. Sa druge – javljaju se inovacije u dobročinstvu i stvara se prostor za još snažnije uključivanje zajednice u rad udruženja.

U korak sa inovacijama

Da bi organizacija istrajala u sprovođenju svoje misije tokom decenija potrebno je kontinuirano učenje i razumevanje oba ova aspekta – shvatanje potreba svojih korisnika i poznavanja najefikasnijih načina da se ispune; ali i izgradnja zajednice koja je spremna da uloži svoje vreme, novac ili trud kako bi se dobrotvorni ciljevi ostvarili.

Uvek sa decom nikada nije prestajalo da uči i prati trendove. Od 1996. kada počinju da prate bilten međunarodnog udruženja roditelja dece obolele od raka Childhood Care International, preko 2020. i Catalystovih radionica o marketingu i fandrejzingu, pa sve do današnjeg dana kada mailing kampanje Udruženja imaju postotak otvaranja od preko 30% sa desetinama uspešnih fandrejzing akcija za sobom.

Mapiranje i izgradnja zajednice

Udruženje Uvek sa decom je među pionirima prikupljanja sredstava iz zajednice na ovim prostorima, baveći se fandrejzingom praktično otkad u Srbiji postoji neprofitni sektor. U trenutku kada se lansira prva dobrotvorna crowdfunding platforma u Srbiji, Donacije.rs, u udruženju Uvek sa decom već su bili spremni da se svojoj prvoj crowdfunding kampanji ozbiljno posvete. Kako kaže predsednica Udruženja, Mileva Ličina:

Mi smo kupovali i knjige, literaturu koja objašnjava šta je crowdfunding i kako se to radi. Onda smo videli vest da će se pojaviti platforma Donacije.rs i to nas je izuzetno obradovalo. Čekali smo da zaživi i vrlo brzo nakon toga smo otišli na prvi sastanak u Catalyst i porazgovarali o našoj ideji.

Ono što nas je bilo nasmejalo – i vašu koleginicu: Ona nas je početkom oktobra pitala kada planiramo da pokrenemo kampanju – mi smo rekli u februaru povodom Međunarodnog dana dece obolele od raka. Ona je rekla: divno – vi ste prvi koji razumete da je za to potrebno vreme.

Spremnost za učenje i prihvatanje novog vrlo brzo donosi rezultate i Uvek sa decom postaje prva organizacija koja je u Srbiji prikupila preko milion dinara putem crowdfundinga.

Upravljanje kontaktima i skaliranje podrške

Nastala na samom Institutu za onkologiju, Uvek sa decom je organizacija koja je tradicionalno gajila vrlo snažan i blizak odnos kako sa svojim korisnicima, tako i sa podržavaocima. Međutim, uvećanje podrške zahteva da iskoračite izvan svog kruga. Uz podršku poznatih ličnosti, fandrejzing kampanje ovog udruženja postaju viralne. Crowdfunding dodatno donosi nove podržavaoce i uskoro broj donatora višestruko raste. U tom trenutku, udruženje se suočava sa sledećim pitanjima:

Kako efikasno:

  • održati komunikaciju sa uvećanim brojem donatora?
  • evidentirati veliki broj donacija građana i kompanija?

A onda se desila korona.

Izazov: doniranje kose u vreme najstrožih COVID mera

Tokom 2020. godine Uvek sa decom planira akciju Da moja kosa bude tvoja kosa. Ideja je da građani, odnosno građanke, doniraju kosu od koje bi se izrađivale perike za devojčice koje su ostale bez kose usled hemoterapije. Organizovanje aktivnosti uživo palo je u vodu i postalo je neophodno razmišljati o novim načinima komunikacije i organizovanja akcija. Tada, Udruženje, kao već aktivan korisnik CiviCRM-a, počinje da upotrebljava ovu platformu na potpuno nov i inovativan način.

Desila se korona i distanca i sve je stalo. Tada smo mi odlučili da u većoj meri koristimo platformu CiviCRM i ceo format događaja. Mi smo ceo događaj i celu tu akciju isplanirali i radili smo je 12. septembra 2020. u jednoj vlasuljarskoj radnjici. Određen broj tadašnjih donatorki kose se prijavio i određeni broj je primljen na šišanje u skladu sa epidemiološkim merama. Tako zamišljen događaj nam je pružio putem društvenih mreža dobar glas. Veliki broj građana se odazvao i donirao kosu i nastavljaju da doniraju.

Da bi se napravila jedna jedina perika od prirodne kose, potrebno je da kosu doniraju dve ili tri osobe – i to ne bilo koje, njihova kosa mora da bude slične teksture i kvaliteta. Da stvar bude još komplikovanija, frizerski saloni su zatvoreni zbog virusa COVID-19. Uprkos tome, Udruženje organizuje akciju šišanja u vlasuljarskoj radnji gde se u toku jednog dana podržavateljke pojedinačno šišaju i doniraju kosu u određenim terminima.

To je funkcionisalo ovako:

  • Udruženje objavi na svojim društvenim mrežama i putem svojih mailing lista da traži donatore kose.

  • Link iz objava odnosno mailinga vodi na CRM formular gde zainteresovane donatorke ostave svoje podatke.

  • Prijavljene donatorke automatski postaju učesnice događaja i dodaju se u odgovarajuću mailing grupu, zatim putem mailinga dobijaju obaveštenje od Udruženja kada je njihov termin.

  • Nakon doniranja, sve podržavateljke koje su donirale kosu tokom događaja dobijaju poseban status donatora i premeštaju se u mailing grupu putem koje dobijaju izveštaje o toku akcije, izrađenim perikama i obaveštenja kada su perike dospele do devojčica kojima su potrebne.

Ova uspešna pilot akcija ipak je na kraju produžena u trajnu mogućnost doniranja. Da bi se ovo omogućilo, neke stvari su pojednostavljene – sa prestankom pandemijskih mera, donatorke sada jednostavno mogu doneti kosu na adresu udruženja.

 

 

Ono što se nije promenilo i što je ključ uspeha jeste revnosno izveštavanje donatora o toku akcije i njihovog ličnog doprinosa unapređenju kvaliteta života devojčica koje se bore sa rakom.

Do danas, akcija još uvek traje a Udruženje Uvek sa decom uspelo je da od 2020. godine izradi preko 40 perika uz podršku više od 100 donatora kose.

 

 


Izazov: Licenca za Deda Mraza i Uskrs sa Dobrivojem – organizovanje masovnih sezonskih fandrejzing kampanja

Iako automatizacija omogućava da se masovne dobrotvorne akcije sprovedu, personalizovana komunikacija sa donatorima neophodna je za izgradnju entuzijastične i lojalne zajednice.

Zbog toga, Uvek sa decom kombinuje ova dva pristupa tokom svojih akcija sezonskih davanja.

Da bi se evidentirao veliki broj donatora i donacija, Udruženje Uvek sa decom je u saradnji sa našim timom izgradilo sistem koji prati na kom koraku procesa doniranja se podržavalac nalazi.

 

 

 

U praksi:

  • Putem mailinga, društvenih mreža i medija, Udruženje usmerava zainteresovane građane na formular na svom sajtu kojim se prijavljuju za ostavljanje robne ili novčane donacije. Da bi se praćenje prijavljenih donatora olakšalo, naš CRM tim je kreirao funkcionalnost koja omogućava dobijanje obaveštenja na mail organizacije uz svaku prijavu.

  • Zatim zainteresovani donatori automatski dobijaju mail sa instrukcijama za doniranje. Ukoliko postave dodatna pitanja u odgovoru, mail stiže Udruženju i njihovi članovi im mogu pojedinačno razrešiti nedoumice.

  • Nakon što je donacija obavljena, donatori se premeštaju u zasebnu mailing grupu – sada je zadatak Udruženja da ih izvesti o toku akcije i pošalje zahvalnicu.

  • Zahvalnice se izrađuju za svakog pojedinačnog donatora. Nakon izrade i slanja zahvalnica, donatori se prebacuju u mailing grupu podržavalaca gde putem mailinga dobijaju obaveštenja o budućim akcijama.

Ovako, Uvek sa decom uvek ima jasno segmentisane grupe - opštu grupu sa svim svojim podržavaocima i podržavateljkama, kao i pojedinačne grupe za svaku akciju ponaosob, što im olakšava da bolje targetuju svoje poruke.

 

 

Transparentnost i odgovornost

Prilikom doniranja novogodišnjih poklona za decu obolelu od raka, donatori dobijaju jedinstvenu, štampanu i personalizovanu zahvalnicu – naime, postaju Licencirani Deda Mraz. Zbog čega uopšte trošiti vreme na ovaj korak ako već postoji mogućnost slanja mailinga svim donatorima putem CiviCRM platforme? Po mišljenju Mileva Ličine, ovo je potrebno jer je odgovornost prema donatorima ključni faktor za izgradnju zajednice:

Prošle godine za Novu godinu 1.028 pojedinaca i kompanija je doniralo – svima smo poslali personalizovanu Licencu za Deda Mraza. Za to je bilo potrebno angažovati dizajnera i potom poslati Licence svima pojedinačno. Za nas ne postoji ni Nova godina ni Božić dok to ne završimo. To je ono što je bitno. Mi smo njima obećali da će oni dobiti Licencu za Deda Mraza i mi to moramo da uradimo. Ako izneverimo jednog od njih – on ima svoju zajednicu i oni nas neće podržati sledeće godine. Sa druge strane, ljudi su to uramljivali, stavljali na svoje društvene mreže, delili – to nam je donelo veliki broj novih pratilaca na društvenim mrežama.

Nisu se ograničili samo na komunikaciju sa podržavaocima – Uvek sa decom ulaže trud u redovno i transparentno objavljivanje podataka o svom radu na platformi Neprofitne.rs. Zbog odgovornog izveštavanja i transparentnog rada dobili su na ovoj platformi Plavi bedž – oznaku potpuno transparentne organizacije.

 

 

CRM za zajednicu i iz zajednice

Osim alata koji omogućavaju masovnu komunikaciju i evidentiranje donatora, CRM tim implementirao je za potrebe Udruženja Uvek sa decom i sistem praćenja samih iznosa novčanih donacija. Kada radite sa stotinama ili hiljadama donatora, vođenje evidencije o tome ko je, koliko i šta donirao postaje košmar sa beskrajnim i nepreglednim Excel tabelama.

Umesto toga, sistem praćenja donacija na CiviCRM platformi vezuje donacije za pojedinačne kontakte i događaje. Ovo omogućava udruženju da u svakom trenutku zna koliko je novca neki podržavalac donirao, u kojim akcijama je učestvovao, koliko je novca do sada prikupljeno u toku neke akcije.

Kroz prepoznavanje svojih organizacionih potreba i uvođenje sistema koji pomažu da se one ostvare, Uvek sa decom oslobađa stotine dragocenih radnih sati koji mnogo efikasnije mogu da iskoriste za rad sa decom. Kroz prijave integrisane sa listom kontakata, mailing grupe i praćenje donacija, masovno prikupljanje sredstava postaje izvodljivo i za organizacije bez desetina zaposlenih ili volontera.

Kroz svaku uspešnu priču u kojoj smo odigrali ulogu CiviCRM platforma se dodatno usavršavala. Kao alat koji služi dobročinstvu, smernice za nove funkcionalnosti i razvoj platforme odražavaju potrebe zajednice i dolaze iz inputa organizacija sa kojima radimo širom regiona. Voleli bismo da to bude i tvoja organizacija.

Zato, ukoliko tvoja organizacija želi da učini važan strateški korak ka transformaciji svog rada i zainteresovani ste za CiviCRM platformu – kontaktirajte naš CRM tim i zakažite demonstraciju.