Godišnji izveštaj u neprofitnom sektoru je sveobuhvatan dokument koji daje pregled aktivnosti, dostignuća i finansijskog učinka organizacije tokom jedne godine. On prikazuje uticaj, ciljeve i planove organizacije zainteresovanim stranama, uključujući donatore, podržavaoce, partnere i širu javnost.

Neprofitne organizacije svake godine pripremaju godišnji izveštaj u kome se sumiraju rezultati i aktivnosti iz prethodne godine. Možda, u zavisnosti od donatora i aktivnosti koje sprovodite, ponekad radite na više od jedne verzije izveštaja.

Godišnji izveštaj igra ključnu ulogu u demonstriranju transparentnosti, odgovornosti i posvećenosti organizacija svojoj misiji. Izveštaj doprinosi poverenju u rad organizacije pružajući detaljne informacije o njenim programima, inicijativama i finansijama. Takođe služi kao platforma za prepoznavanje i zahvalnost donatorima i volonterima, podstičući pozitivne odnose sa javnošću i potencijalno privlačeći nove podržavaoce. Može se reći da je godišnji izveštaj vitalni resurs za zainteresovane strane da procene efikasnost organizacije, finansijsko zdravlje i razliku koju ona čini u zajednici.

Organizacije, u većini slučajeva, objavljuju ove izveštaje na svojim web sajtovima ili u štampanom obliku i često koriste svoje godišnje izveštaje kao komunikacioni materijal.

Međutim, u tom procesu često dolazi do grešaka jer izveštaji nisu prilagođeni različitim ciljnim grupama, kao ni široj javnosti, pa imamo preopširne, dosadne i (najčešće) vizuelno neprivlačne izveštaje koje (skoro) niko ne čita i ne razume.

Zbog toga smo pripremili blog u kome donosimo savete kako da poboljšate svoj godišnji izveštaj i koristite ga u svojoj komunikaciji, kao korisno sredstvo koje će vam pomoći da predstavite svoju misiju i rezultate na najbolji mogući način.

Ako želite da koristite godišnji izveštaj kao deo promotivnih i komunikacijskih aktivnosti. U tom slučaju potrebno je da napravite posebnu verziju vašeg godišnjeg izveštaja namenjenu eksternoj komunikaciji, koja će se razlikovati od zvanične namenjene donatorima, reviziji ili internoj komunikaciji.

Sadržaj izveštaja treba da prvenstveno komunicira misiju

Niko nema vremena ni interesovanja da čita 30+ strana vašeg godišnjeg izveštaja, bez obzira na to koliko kvalitetnih stvari radite i koliko su impresivni vaši rezultati.

Dakle, potrebno je da tekst skratite i izdvojite najzanimljivije činjenice i podatke, a jezik i ton komunikacije prilagodite široj javnosti. Zaboravite na administrativne pojedinosti, suvišne brojke i dosadne detalje.

Fokusirajte se na misiju i ne zaboravite da koristite priče i citate svojih korisnika, saradnika i donatora. Pokažite kako svoju zajednice menjate na bolje i koje pozitivne promene donosite u živote onih za koje i sa kojima radite.

Čak i priče o vašim pojedinačnim programima ili projektima treba jasno da komuniciraju vašu misiju i pokazuju zbog čega je važno ono što radite.

Manje je bitno i impresivno koliko ste paketa pomoći podelili, koliko ste korisnika pomogli ili koliko ste treninga održali, od toga na koji način ste uneli pozitivne promene u život grupa i pojedinaca kojima pružate podršku.

Godišnji izveštaj je, takođe, dobar alat da svoje ključne poruke komunicirate ciljnim grupama kojima je namenjen. Ukoliko izveštaj o svom radu želite da koristite u ove svrhe, posvetite pažnju sadržaju i porukama koje želite da pošaljete i efektima koje želite da postignete. Koristite storytelling - uspešnu godinu koja je iza vas predstavite kroz priču koja će vašu organizaciju predstaviti na najbolji mogući način – kako onima koji su već upoznati sa vašim radom, tako i onima koji se prvi put susreću sa vašom organizacijom.

Vizuelni efekat je važan

Ne zaboravite ni vizuelni momenat, odnosno iskoristite priliku da podatke predstavite na vizuelno zanimljiv način, kroz infografike i fotografije. Ovo ne samo da će vašem izveštaju dati lepšu, zanimljiviju i topliju notu, već će vam pomoći da podatke i informacije koji možda nisu tako interesantni i privlačni približite i predstavite svojim ciljnim grupama.

Mada ovde ima dosta prostora za eksperimentisanje, ne bi trebalo da preterujete – važno je da se pridržavate osnovnih elemenata vašeg brenda i da boje, logotip, fontove i vizualne elemente koristite na način koji će doprineti prepoznatljivosti vaše organizacije i jačanju vašeg brenda. U ovom procesu biće vam potrebna pomoć dizajnera i tima ili osobe za komunikacije.

U online verziju vašeg izveštaja, koju ćete verovatno postaviti na sajt, možete uključiti i linkove, koji će voditi ka važnim ili relevantnim izvorima na vašem sajtu i koji će onima koji čitaju izveštaj pomoći da pronađu dodatne informacije.

Pokažite transparentnost – uključite informacije o finansijama

Važan deo vašeg izveštaja bi trebalo da bude i finansijski deo. Na taj način pokazujete transparentnost i pomažete podržavaocima i donatorima da razumeju na koji način trošite dobijena sredstva i kako donacije koje ste dobili utiču na zajednicu ili poboljšavaju kvalitet života vaše ciljne grupe.

Ovde takođe postoji prostor da svoje podatke pokažete kroz tabele i grafikone i učinite ih zanimljivijim i razumljivijim.

Ukoliko imate posebno značajne donatore, ovo je prilika i da im se zahvalite i istaknete značaj njihove podrške za vaš rad.

Ne bi bilo loše da u ovaj deo uključite i informaciju o tome na koje načine vas sve donatori mogu podržati i za koje svrhe će vam donacija biti potrebna u budućnosti.

Zaključak

Pre nego što odlučite da primenite neke od saveta koje smo naveli kada budete radili na svom izveštaju o radu za prethodnu godinu, razmislite koliko će taj izveštaj zaista biti važan za vašu komunikaciju.

Ako smatrate da će doprineti informisanju o vašem radu i stvaranju bolje ili jasnije slike o vašoj organizaciji, onda promenite dosadašnji pristup i iskoristite priliku da napravite značajan komunikacijski materijal uz pomoć koga ćete komunicirati misiju i aktivnosti svoje organizacije.

To znači da treba da zaboravite šture, formalne, suvoparne izveštaje pisane NGO žargonom koji neće imati nikakvog efekta.

Umesto toga, ispričajte svoju priču na zanimljiv i prijemčiv način, potkrepljenu citatima i svedočenjima svojih zaposlenih, donatora i korisnika. Prikažite ključna dostignuća i uspehe kroz komuniciranje svoje misije. Budite otvoreni i transparentni i jasno komunicirajte finansijske aktivnosti iz prethodne godine.

Koristite vizualne elemente kao što su infografici, ilustracije i fotografije, kako biste celoj priči dali veći efekat. Kreirajte izveštaj kakav biste i sami želeli da pročitate, nikako dosadan i bezličan tekst koji odbija čitaoce već nakon prvog pasusa i razumljiv je samo ljudima koji rade u organizaciji ili su u njegovom pisanju učestvovali.


Ovaj članak je omogućen velikodušnom podrškom američkog naroda preko Agencije Sjedinjenih Država za međunarodni razvoj (USAID). Sadržaj je odgovornost Catalyst Balkans i ne odražava nužno stavove USAID-a ili Vlade Sjedinjenih Država.

Program građanskog angažovanja na Kosovu je petogodišnja inicijativa koju sprovodi Kosovska fondacija civilnog društva (KCSF) u partnerstvu sa Agencijom Sjedinjenih Država za međunarodni razvoj (USAID).